REGOLA 80-20. IL PRINCIPIO DI PARETO

In tutte le realtà professionali accade spesso che molte attività richiedano un dispendio incredibile di tempo nonostante non portino risultati. Viceversa, poche attività messe in campo con la giusta organizzazione, condurranno a risultati straordinari. Non è altro che l’antica contrapposizione tra Efficienza ed Efficacia. Efficiente è colui che si adopera molto e non perde tempo riuscendo a compiere molte azioni portandole a termine. Efficace invece è colui che centra l’obiettivo giungendo al risultato. Potremmo dire che l’Efficienza si misura in quantità, l’Efficacia in qualità.

Certamente i due concetti non possono avere la stessa importanza: per un’azienda è indispensabile essere efficace, altrimenti non sopravvivrebbe al mercato; l’efficienza invece è un mezzo che conduce al risultato. Difficilmente potremmo vedere un’organizzazione efficace ma non efficiente. Anche in questo caso è possibile utilizzare una metafora calcistica: efficiente è il giocatore che corre e lotta tutta la partita, certo è indispensabile alla squadra, ma le sue azioni non bastano per giungere alla vittoria; efficace invece è quel giocatore che con un solo tiro in porta riesce a far vincere la partita, in poche parole è colui che fa la differenza.

Ma come è possibile capire se le azioni che stiamo compiendo ci conducono al risultato oppure no? Ogni giorno, in qualsiasi professione, compiamo una moltitudine di attività che se analizzate non conducono all’obiettivo (non sono efficaci) eppure devono essere fatte (efficienza). Pensiamo ad esempio a quanti adempimenti burocratici dobbiamo pensare sottraendo tempo prezioso ad altro. Viceversa, una sola telefonata di cinque minuti, o email, potrebbe farci acquisire un nuovo cliente in grado di migliorare il budget mensile. Come sempre, per rendere l’organizzazione efficace e quindi giungere a grandi risultati, non esiste altra strada se non un’attenta e precisa analisi delle attività, al fine di regolarne la direzione.

Nel 1897, Vilfredo Pareto (1848-1923) sociologo ed economista, riscontrò che in molti sistemi complessi esisteva un rapporto causa-effetto ricorrente: il 20% delle cause provoca l’80% degli effetti. E’ il Principio, o Legge di Pareto. Egli notò che tale rapporto 80-20 risultava applicabile ad ogni contesto: economia, organizzazione, gestione aziendale, ecc. Ovviamente, a livello matematico non vi è una certezza empirica su tale rapporto, ma comunque ciò che è indispensabile considerare è proprio l’incredibile proporzione tra poche attività-grandi risultati e molte attività-pochi risultati. Possiamo quindi stabilire che, approssimando, il 20% di quanto da noi compiuto ogni giorno conduce all’80% dei risultati (è quindi efficace), mentre l’80% delle nostre attività quotidiane porta solamente al 20% dei risultati (è quindi efficiente). Pertanto, è palese come da pochi input emergano moltissimi output.

Proviamo a pensare a quali obiettivi potremmo raggiungere aumentando progressivamente quel 20%! Come dicevo prima, per modificare l’azione organizzativa occorre avere sotto controllo ogni minima sfaccettatura dell’attività. La pianificazione gestionale, per cogliere nel segno, dovrebbe puntare a diminuire quell’80% improduttivo, mantenendo esclusivamente le attività indispensabili; e di conseguenza concentrarsi con più intensità su quel 20%, cercando di aumentarne il volume.

FONTI:

https://www.wallstreetitalia.com/principio-di-pareto/

https://www.qualitiamo.com/articoli/principio-di-pareto.html

Il Principio 80/20, Richard Koch, Franco Angeli Editore, ed. 2009.

4 Ore alla Settimana, Timothy Ferris, Cairo Editore, ed. 2008.